「すぐ使えるCMS」は「CMS」（しーえむえす）と呼ばれるホームページ更新（修正）のためのソフトウェアの一つです。この「CMS」を使うとホームページを更新する作業がどのように変わるのかをご紹介します。
CMSとはWebからホームページを更新するツール
CMSとは、ホームページ更新（修正、変更、訂正、Webサイト管理）をWebから行うためにWebサーバにインストールしておくソフトウェア（アプリ、アプリケーション）の総称です。
「ホームページビルダー」や「Dreamweaver」との違い
ホームページ作成プログラムとして有名な「ホームページビルダー」や「Dreamweaver」とCMSの主な違いは以下のような点です。
- パソコンではなくWebサーバ（レンタルサーバ）にインストールする
- ブラウザがあればホームページの更新（修正）ができる
- スマートフォン（スマホ、携帯端末）からもホームページの更新（修正）ができる
- デザインを考えながらホームページを作る事はできない
- 同じ内容であれば、1回の変更で何か所にも表示できる
パソコンではなくWebサーバ（レンタルサーバ）にインストールする
「ホームページビルダー」や「Dreamweaver」は購入したソフトウェアをパソコンにインストールしますが、CMSの方は、パソコンではなくホームページを置いているWebサーバ（レンタルサーバ）にインストールします。
ブラウザがあればホームページの更新ができる
CMSはホームページがを置いているWebサーバにインストールされているので、CMSでホームページを更新する時には「ホームページビルダー」や「Dreamweaver」は不要です。このため、これらのツールがインストールされていないパソコンからもホームページの更新や修正が可能です。
スマートフォン（スマホ、携帯端末）からもホームページの更新ができる
ホームページの更新にCMSを使う場合、毎回の更新作業はブラウザ（Web画面）から行います。このため、Webにアクセスできるスマートフォンやタブレットからもホームページの更新が可能です。
デザインを考えながらホームページを作る事はできない
CMSで変更（修正）できる内容は、テキスト（文字）の変更や画像やファイルのアップロードのみです。ブログをお持ちの方は、ブログの更新をイメージして下さい。CMSでの更新のついでにホームページのデザインを変更したりする事はできません。デザインの設定は、CMSをインストールする時に1回だけ行います。
同じ内容であれば、1回の更新で何か所にも表示できる
「ホームページビルダー」や「Dreamweaver」を使ってホームページを更新する場合、同じ内容であっても違う場所に表示させたい場合は、その分何か所も変更作業をしなければなりません。CMSを使う場合は、同じ内容であれば、1回の更新でそれを何か所にも表示できます。
CMSに似ているツール
「CMS」に似ているツールとしては、例えばブログや掲示板が挙げられます。
「ブログ」は主に個人の日記などを書くツールですが、「CMS」は、会社のWebサイトなど、日記でない普通のホームページも更新できるブログと考えて下さい。また、「管理者だけが投稿できる掲示板」、「デザインを普通のホームページのように変更できる掲示板」と考えても差し支えありません。
「CMS」以外の呼び方
「CMS」というのは英語の「Content Management System」の頭文字で、意味としては「内容管理システム」です。意味としては似た言葉である「Web更新ツール」や「ホームページ更新ツール」という用語でCMSを呼ぶ場合もあり、「すぐ使えるCMS」のサイトでもいくつかの用語を使っています。
なお、「ホームページ更新ツール」や「ホームページ更新ソフト」という呼び方については、CMSを指す場合と、上に挙げた「ホームページビルダー」や「Dreamweaver」のようにパソコンにインストールするソフトウェアを指す場合の両方があります。
ホームページの更新にCMSを使うメリット
ホームページ（Webサイト）の更新方法（変更方法、修正方法、運用体制）はさまざまですが、掲載する内容を考える担当者とデザインなどの見た目を整える担当者は別の人であることが普通です。CMSはその分業を可能にします。得意な人や責任を持つ人がそれぞれできる範囲の事を行い、Webサイト運用に関わる時間や費用を効率的に使うことができます。
必要な時にすぐホームページを更新
ホームページの更新作業を外部業者が受け持っていると、内容が決定してから修正版が公開されるまで、早くても1日から、場合によっては数日かかります。通常の更新であればその程度の余裕はむしろ望ましいですが、何か問題があったような場合は、修正を待つ間に Twitter や Facebook ではネガティブな情報があふれかえってしまうかもしれません。
一方、更新を受け持つ業者側からすると、常に緊急の更新が可能な体制を整えておくのは負担が大きいものです。それをサービス上保証するとなるとコストがかさみます。
CMSを導入すれば、内容に責任を持つ担当者が適したタイミングでホームページの更新や修正、訂正を行えます。
ホームページ更新コストを有効利用
Webサイトの価値の一つは、情報がきちんと更新されているかどうかという点です。
Webサイトオーナーにとっては、ホームページの内容を決定する事とそれをきちんと掲載していく事が重要ですが、完成したWebサイトの情報更新をする作業は、Web制作自体を生業にするWebデザイナなどにとっては、非常に面白い仕事だとは言い難いものです。技術レベルの異なるスタッフを複数抱えている大きなWeb制作会社なら、駆け出しのWebデザイナに比較的単純な作業である更新作業を任せる事も可能ですが、少人数のWeb制作会社の場合は、高度な仕事のできるWebデザイナが更新も全て引き受けなければなりません。
たった一字の誤字修正でも、更新は更新で一定の手間が必要です。この手間を、Webサイトオーナー側が負担すれば「費用が掛かるからやめておこう」「費用が掛かるから、いくつかまとめてから更新しよう」といった判断でホームページの情報が間違っていたり古くなってしまったりしますし、Web制作者側がサービスで負担すれば、いずれは担当者が疲弊します。
CMSを一旦導入してしまえば、何度更新しても更新費用は掛かりません。ちょっとした言い回しの変更といった細かな修正を、Webサイトオーナ側が自由に行えます。もし同じ予算をホームページ制作業者に支払えるのであれば、Webサイト改善の他の部分にコストを回すことができます。
ホームページ編集のミスを防止
あまり専門知識の無い担当者がホームページを直接編集すると、レイアウトが崩れたり、思わぬミスが発生して回復には詳しい方の助けが必要になる事もあります。CMSを使えば、ブラウザでフォームから内容を入力するだけで更新が可能ですので、デザインの崩れや編集ミスを防止します。
また、担当者がページ全体を自由に変更できる場合、更新担当者が良かれと思って行った変更が、デザイン上の意図を崩して却って見にくくなる事もあります。特にWebサイトは見る方の環境で見え方が大分変わりますので、社内の誰も気づいていないところで表示が大きく崩れてしまっている恐れもあります。このようなケースでは、CMSには「編集を許可する部分を制限する」という役割もあります。
ホームページ更新の担当者を分散
ホームページに関する専門の担当者がいる会社でも、もしその方が業務ができなくなったらたちどころにホームページの更新が止まってしまいます。CMSを導入すれば、他の方もホームページの更新や改善に関われるようになり、アイデアを共有したり、負担が一人の方に集中するのを避けることができます。
外出先からもホームページ更新
CMSなら、ブラウザさえあればホームページの更新が可能です。CMSを導入しておけば、緊急の場合には外出先からでもホームページの更新や修正が可能です。